ניהול ישיבות צוות במרפאה

מיד עם כניסתי למרפאה חדשה מתעניין בעל המרפאה בעניין החשוב ביותר מבחינתו: "נו אדוני היועץ..... אז איך משיגים לקוחות חדשים?" אני, לעומת זאת, מיד בהתחלה מתעניין במשהו אחר, חשוב יותר – ההתנהלות הפנימית של המרפאה – או במילים אחרות – כמה דברים "נופלים בין הכיסאות" במרפאה? 

אם כן, מדוע ההתנהלות הפנימית של המרפאה חשובה כל כך? מכיוון שהתנהלות פנימית לא נכונה עלולה לגרום לתופעות לוואי קשות מאוד: שירות לקוחות לקוי, בעיות גבייה, אחוזי סגירת תכניות טיפול נמוכים, סכסוכים ואינטריגות בין צוות המרפאה, תחלופת עובדים גבוהה וכו'. תופעות לוואי מסוג זה, במקרה הטוב יפחיתו את הרווחיות של המרפאה באופן משמעותי, ובמקרה הפחות טוב, אף עלולים להביא לקריסתה. ולכן, למה להכניס לקוחות חדשים, אם ממלא המרפאה לא תוכל להפיק מהם את התועלות הרצויות?

למעשה, בכל מרפאה דברים נופלים בין הכיסאות – השאלה היא כמה? כל עוד מדובר בכמות סבירה, המרפאה יכולה לספוג זאת, אך אם זה מעבר לכך, הדבר הופך להיות בעייתי מאוד. או כפי שאמר לי פעם רופא שיניים חכם ומצליח: "תמיד יהיו חורים ברשת בעבודת המרפאה, השאלה היא מה גודל החורים וכמה דגים בורחים מהרשת. כל עוד זה בגדר הסביר, המרפאה תתפקד היטב ותהיה רווחית". 

ונגיע לפרקטיקה:
יש דרך אחת לצמצם למינימום את העניינים שנופלים בין הכיסאות בהתנהלות הפנימית של מרפאה – שיפור העברת האינפורמציה בין הצוות הרפואי לאדמיניסטרטיבי בעזרת קיום ישיבות צוות סדירות וקבועות אחת לשבוע. לא להיבהל – זה לא רשמי כפי שזה נשמע. פשוט במקום לנהל שיחות מסדרון עם המזכירה או הסייעת, בענייני ניהול המרפאה, כדאי ואפשר לעשות זאת בצורה מסודרת ומאורגנת יותר.

איך עושים זאת?
פשוט מאוד – סוגרים ביומן חצי שעה אחת לשבוע (רצוי בתחילה או בסוף שבוע העבודה) לפגישת עבודה בין מזכירה/מנהלת המרפאה לבין הרופא/בעל הבית. אגב, הדבר מתאים למרפאות של רופא וסייעת עם יוניט אחד, וגם למרפאות של 6 יוניטים עם צוות גדול של עובדים.
במהלך הפגישה השבועית מזכירת המרפאה תציג בפני בעל המרפאה נתונים על השבוע החולף: כמה תכניות טיפול יצאו השבוע? כמה נסגרו? מה קורה עם תכניות הטיפול שלא נסגרו? מה מצב הגבייה? כמה בדיקות חדשות נקבעו מריקולים? האם יש עבודות שמתעכבות במעבדה? מהן הכנסות המרפאה נכון להשבוע ביחס להכנסות החודשיות הממוצעות וליעדים שנקבעו? האם יש בעיות מיוחדות עם לקוחות שדורשות טיפול מיוחד? וכו' וכו' וכו'. בסוף כל חודש, יוצגו בישיבת הצוות הביצועים של אותו חודש ותכנית פעולה לחודש הקרוב.

אלו תועלות המרפאה יכולה להפיק מכך?
כאשר העניינים הנ"ל יידונו בפגישה מסודרת, צוות המרפאה יוכל לתת פתרונות מהירים לכל בעיה שצצה במרפאה. לדוגמא, אם מסתכלים על היומן ורואים לפתע שאין בדיקות חדשות צפויות, הדבר צריך להדליק נורות אדומות וצריך לפעול מיד כדי לתקן מצב זה. או אם ההכנסות נמוכות מדי ביחס לממוצע וכו', בחינת תפקוד המרפאה אחת לשבוע , ע"י צוות המרפאה, בכל הפרמטרים החשובים, תביא לכך שכולם יהיו עם היד על הדופק ולא חלילה יתעוררו בסוף החודש ויאמרו: "אוף..... איזה חודש גרוע היה לנו".

ואם לא די בכך, הרי שכאשר צוות המזכירות יצטרך לספק נתוני ביצועיים אחת לשבוע ובאופן מסודר, הוא יעשה הכול כדי שיהיו לו נתונים טובים להציג. ונתונים טובים – זה בדיוק מה שאנחנו רוצים במרפאה...

רוצה לשמוע איך אנחנו יכולים לשפר את ביצועי מרפאת השיניים שלך? לחץ כאן