ההתנהלות הפיננסית של המרפאה

מרפאות שיניים רבות שדווקא כן מצליחות לייצר הכנסות נאות, מגיעות למצוקה תזרימית והכל בגלל התנהלות פיננסית לא נכונה. הנה כמה נקודות חשובות בנושא ההתנהלות הפיננסית שיסייעו לך לשמור על גזרה שקטה וחיובית בחשבון הבנק. כדאי לקרוא וליישם.

1. אין קשר בין רווחיות המרפאה לבין מצוקה תזרימית –במילים אחרות, המרפאה יכולה להיות רווחית מאוד, ובמקביל, חשבון הבנק יכול לטפח מינוס גדול. וכמו שהציניקנים אומרים: "אתה יכול להרוויח מיליון דולר, אך אם תבזבז מיליון וחצי, תהיה במינוס". כן, מתמטיקה פשוטה – זה לא משנה כמה תכניס, חשוב יותר כמה אתה מוציא.

2. הפרדה מוחלטת -  אחת הטעויות הנפוצות ביותר של מרפאות שיניים שמגיעות למצוקה תזרימית היא העובדה שחשבון הבנק העסקי משותף עם החשבון הפרטי. במצב כזה אף פעם לא תוכל לדעת מה המצב האמיתי של העסק.
עשה לך חוק בל יעבור: חשבון עסקי בנפרד וחשבון פרטי בנפרד – כל ההוצאות וההכנסות של המרפאה מתנהלות בחשבון העסקי בלבד וכנ"ל לגבי החשבון הפרטי. אין ערבוב בין החשבונות. יש כרטיסי אשראי שונים, וצ'קים שונים, וחשבונות נפרדים לגמרי.

הקשר היחיד בין החשבונות הוא שאחת לחודש, בתאריך קבוע, מועברת משכורת בעלת סכום קבוע (אפשרי אפילו בהוראת קבע) מהחשבון העסקי לחשבון הפרטי.
בסוף שנה, או אפילו אחת לחצי שנה, אפשר לראות אם החשבון העסקי "צבר שומנים" ואז לבצע משיכה לצרכים הפרטיים, אבל לפחות מקבלים תמונה ברורה לגבי המצב העסקי של המרפאה.
אגב, גם לא מערבים עסקים בעסקים! אם אתה בעל עסקים נוספים או בעל מרפאה נוספת לדוגמא, כדאי שלכל עסק יהיה את החשבון הנפרד שלו.
 
3. מלכודת האשראי – תאורטית זה נשמע נהדר: במקום לשלם 100 אלף עכשיו, מחלקים את הסכום ל-10 תשלומים, ואז נשאר כסף זמין בקופת המרפאה. יש רק בעיה אחת קטנה – אתה מסתכל בחשבון ואתה חושב שיש לך כסף, ואתה קונה ציוד נוסף, ונכנס לשיפוצים וכו' וכו' אך למעשה אין לך – זו בעצם פיקציה כי יש לך הרבה תשלומים מכבידים שכבר התחייבת עליהם. ואז מגיע חודש חגים או חלילה מבצע צבאי לא נעים, ואז ההכנסות נופלות לחודש חודשיים ואופססס.... החשבון מתחיל להיצבע באדום והטלפון מהבנק לא מאחר לבוא.
עשה לך מנהג קבוע: אל תרמה את עצמך – שלם כמה שיותר במזומן, וכמה שפחות באשראי ובתשלומים. כך, תדע במדויק היכן אתה עומד ומה המצב הכספי האמיתי שלך. מה הטעם לשלם בתשלומים למעבדה? מה, בחודש הבא לא תהיה לך הוצאה על מעבדה?

כשאתה משלם במזומן אתה מקבל תמונה מדויקת בנוגע למצבך ומתנהל בהתאם. כשאתה מתנהל באשראי אתה לא בדיוק יודע מה מצבך האמיתי, וברוב המקרים אתה חושב שהוא טוב יותר ממה שהוא באמת. לא מזיקה מעט פסימיות להתנהלות פיננסית נכונה.
 

4. שלוט בהוצאות – בהמשך לסעיף הקודם, קנה רק במה שיש ולא במה שאין. זה נכון שנוח יותר כשיש מכשיר צילום פנוראמי במרפאה, ושאם נרכוש את הדירה שליד יהיה מרווח יותר. רק שכדאי לעשות את זה רק אם באמת יש את הכסף. אפשר להסתדר בלי מכשיר פנוראמי במרפאה, אך אי אפשר להסתדר ולהתנהל כשיש מצוקה תזרימית בחשבון הבנק של המרפאה.

בנוסף, יש הרבה מאוד גאדג'טים בשוק הדנטאלי שעולים יותר מדי כסף. אין לזה סוף. קודם תשקיעו במה שמביא את המטופלים, ורק אחרי שיש מספיק מטופלים, תרשו לעצמכם לקנות את הגאדג'טים. אני מכיר יותר מדי מרפאות שיניים שיש להם יותר מדי גאדג'טים (שבקושי בשימוש) ופחות מדי לקוחות.
הארה חשובה: אל תחסוך במה שמגביר את ההכנסות של המרפאה באופן ישיר, לדוגמא בפרסום המרפאה, או בתשלום בונוסים לסוגרת תכניות הטיפול וכו'
 
5. בקרה על ההוצאות – הוצאות החומרים והמעבדה עומדות על כ-20% מהמחזור, נתח לא קטן בכלל. חסכון של אחוז או שניים בהוצאה הזו יכול להתבטא בהרבה מאוד כסף בסוף שנה. מה שקורה בפועל ברוב מרפאות השיניים זה שההזמנות מתבצעות על בסיס שוטף ואוטומטי ומבלי לבדוק את המחירים. כדאי מאוד, אחת לתקופה, לבחון את רמת המחיר ולקבל הצעות מחיר מספקים שונים שלא עבדתם איתם בעבר, יש מצב שתצליחו לקנות את אותם החומרים בפחות כסף. בנוסף, לא מומלץ להתפתות ל"מבצעי מלאי". יש לספקים סיבות טובות מאוד מדוע כדאי להם שיהיה אצלך מלאי גדול שלהם, אך האינטרס שלך לעומת זאת הוא שיהיה לך כסף נזיל בחשבון במקום על המדפים במרפאה. 

6. עניינים נוספים - א. וודא שאין לך בעיות גבייה במרפאה, זה עלול לשנות באופן מהותי את כל המצב הפיננסי שלך. ב. וודא שיש לך הסכמים הוגנים עם הרופאים שאתה מעסיק - הכוונה היא שנשאר לך משהו מהטיפולים שהם עושים. ג. וודא שאתה עובד בריווחיות ולא רק בתפוקות גבוהות.

רוצה לשמוע איך אנחנו יכולים לשפר את ביצועי מרפאת השיניים שלך? לחץ כאן