הפעילות לאחר רכישת המרפאה הפעילה

השלב שלאחר רכישת מרפאת השיניים הפעילה והעברת הבעלות מהמוכר לקונה הוא שלב קריטי להצלחה העתידית של המרפאה.
המהלך אמור להיות מהיר וחלק ככל האפשר מול עובדי המרפאה וכמובן מול לקוחות המרפאה. ממש כמו במירוץ שליחים – המקל צריך לעבור מבלי להאט את המהירות, וכמובן מבלי ליפול.
אלא שמתוך ניסיון רב, מדובר במהלך מורכב ורגיש – עובדי המרפאה, גם האדמיניסטרטיביים וגם הרפואיים, נמצאים בשלב זה בחוסר ודאות מוחלט וחשש לגבי המשך העסקתם, ומלאים בתהיות לגבי זהותו ותכניותיו של "הבוס" החדש. ואם לא די בכך אז אי הוודאות והחששות קיימים גם בקרב הלקוחות – "אנחנו רגילים לקבל טיפול מדוקטור יחזקאלי כבר 20 שנה, מי זה הדוקטור החדש? האם הוא טוב כמו דוקטור יחזקאלי?" וכו'.
ובכן, כדי שרוכש המרפאה יעבור את השלב הראשון בצורה החלקה ביותר כדאי לבצע את הפעולות הבאות:

1. בלי מהפכות!– כאמור, צוות העובדים נמצא בחוסר ודאות מוחלט והדבר החשוב ביותר שבעל המרפאה החדש צריך לעשות בשלב זה הוא להפחית להם את החששות ואת חוסר הוודאות. הדבר האחרון שבעל המרפאה החדש צריך בשלב זה הוא צוות מלא חששות וחוסר ודאות, תחושה שמשליכה מיד גם כלפי הלקוחות. ולכן, כבר בשלב ראשוני של קבלת המרפאה כדאי לכנס את כל העובדים לפגישת היכרות ולבשר להם "רבותיי, הכול נשאר אותו הדבר, רק טוב יותר". כדאי גם ליזום שיחות אישיות עם כל עובד בנפרד, גם כדי להכיר טוב יותר את העובדים וגם כדי לזהות פלונטרים קיימים במרפאה, ובעיקר כדי להפחית את חוסר הוודאות של העובדים. באחד הליוויים שביצענו ברכישת מרפאה קיימת לקחנו את ההמלצה הזו צעד אחד קדימה ויזמנו העלאת שכר (קטנה) לצוות האדמיניסטרטיבי שהתבררה בסופו של דבר כצעד מוצלח מאוד – לא רק שחוסר הוודאות של העובדים נעלם, גם המוטיבציה עלתה פלאים, וכך גם מחזור המכירות.  אגב, לא רק העובדים נמצאים בשלב זה בחוסר ודאות אלא גם בעל המרפאה החדש, ואפילו יותר מכולם. ולכן, גם בעל המרפאה צריך זמן של כמה חודשים כדי "להיקלט" במרפאה החדשה שלו, ולכן, כדאי לעשות כמה שפחות שינויים מהפכניים בשלב הראשון. מובן שלאחר שלב הקליטה הראשוני אפשר לבצע מהלכים יותר אסטרטגיים ומהפכניים.
2. העברת השרביט הרפואי– כאמור, גם לקוחות המרפאה, שרגילים לצוות הרפואי הקיים כל-כך הרבה שנים, נמצאים בחוסר ודאות, וגם בעניין הזה צריך לטפל. השיטה הטובה ביותר לגרום ללקוחות המרפאה להרגיש בטוחים זה לדרוש מהרופא שמכר את המרפאה, כחלק מהסכם קניית המרפאה, להישאר לעבוד במרפאה כשכיר למשך תקופה מסוימת (רצוי כשנה). במקביל, כצעד ראשון כדאי להוציא מכתב מטעם הרופא המוכר לכל לקוחות המרפאה שיידע אותם על החלפת הבעלות במרפאה. נוסח המכתב יהיה בעיקרו בסגנון: "מטופל יקר, אני מבקש ליידע אותך באופן אישי שהבעלות על המרפאה והניהול הרפואי עוברים ממני לדוקטור אריאלי. חשוב לי לציין שהמרפאה תמשיך לתפקד כפי שתפקדה עד היום ותמשיך להעניק טיפולי שיניים איכותיים ויחס אישי. דוקטור אריאלי הינו רופא מצוין, בעל Xשנות ניסיון ברפואת שיניים ובעל הכשרות רבות בנושאי השתלות שיניים ושיקום הפה. גם אני אשאר כאן לפחות בשנה הקרובה". במהלך השנה תתבצע סוג של חפיפה ו"העברת השרביט" מהרופא הוותיק במרפאה לרופא החדש. הרופא הוותיק ימליץ ללקוחות הוותיקים שמגיעים למרפאה על הרופא החדש: "דוקטור אריאלי הוא היורש שלי. הוא מקצוען ויש לו ידי זהב. אתה יכול להיות רגוע שתמשיך לקבל אצלו את הטיפולים באותה רמה לפחות כמו שהיית מקבל אצלי". העובדה שהרופא הוותיק עדיין נמצא במרפאה, והעובדה שהוא ממליץ על הרופא החדש יגבירו מאוד את הסיכויים שהלקוחות הוותיקים ימשיכו להגיע למרפאה לקבל את הטיפולים אצל הרופא החדש. מובן שלא כל הלקוחות הוותיקים ימשיכו לטפל במרפאה, אך אם הליך ההעברה יתבצע נכון, אחוז גבוה כן ימשיך לטפל במרפאה. הרי ממילא האופציה השנייה של הלקוחות היא לחפש רופא חדש. אז אם כבר, כדאי רופא שהרופא הוותיק והמוכר ממליץ עליו.
3. בדיקת היכרות– העברת המרפאה לרופא החדש היא זמן טוב לבצע עבודת טלמרקטינג מעמיקה ויסודית על מאגר הלקוחות הקיים במטרה להביא כמה שיותר לקוחות לבדיקה תקופתית אצל הרופא החדש. כדי שזה יצליח כדאי לשקול לתת פיתוי אטרקטיבי וחד פעמי ללקוחות לדוגמה: בדיקה תקופתית + 2 צילומים חינם + טיפול שיננית ב 50%- מהמחיר הרגיל. את ההטבה הזו יש לציין בסוף המכתב שיישלח ללקוחות המרפאה (ראה סעיף קודם) ולאחר שהלקוחות יקבלו את המכתב בדואר, תתחיל עבודת טלמרקטינג שתספר ללקוחות על ההטבה החדשה ותתאם להם תורים לבדיקה ולטיפול שיננית.
4. קמפיין פרסומי– במקביל לעבודה על המאגר הקיים, בעל המרפאה החדש חייב לצאת במסע פרסום כדי למשוך גם לקוחות חדשים למרפאה. אגב, את הבדיקות של הלקוחות החדשים יבצע רק הרופא החדש כדי שיוכל להתחיל לבנות את מאגר הלקוחות החדש שיהיה בנוי סביבו.